Shopify → Tripletex
Denne guiden viser hvordan du enkelt kan sette opp integrasjonen “Shopify av ConnectMyApps” for automatisk overføring av ordre/faktura fra Shopify til Tripletex, samt overføring av tilhørende produkter og kunder.
Integrasjonen “Shopify av ConnectMyApps” fungerer slik:
Ordre i Shopify med valgt status (f.eks. “paid”) blir hentet ut og overført til Tripletex.
Kunder blir matchet på epost-adresse (med mindre noe annet er valgt).
Hvis kunden ikke blir funnet i Tripletex blir den opprettet.
Produkter blir matchet på produktnummer/produktnavn.
Hvis en match ikke blir funnet blir produktet opprettet (hvis valgt i innstillingene).
Faktura kan opprettes automatisk på ordren (om valgt i innstillingene).
Full betaling registreres automatisk på fakturaen (om valgt i innstillingene).
Merk, ordre overføres kun én gang. Evt. endringer lagt til på ordre etter opprinnelig overføring blir ikke behandlet.
Før vi aktiverer integrasjonen er det nødvendig å gjøre noe forarbeid.
I denne guiden skal vi gå over følgende punkter:
Forberedelser i Tripletex (MVA-typer, betalingstyper, etc.)
For at integrasjonen skal fungere optimalt er det noen forberedelser som må gjøres i Tripletex.
MVA-typer og betalingstyper som skal benyttes må være konfigurert i Tripletex før integrasjonen startes.
Aktiver tilleggstjenesten “Integrasjoner”
Sørg for å ha tilleggstjenesten «Integrasjoner» aktivert i Tripletex. Du finner denne under “Selskap” > “Mitt abonnement” (evt. “Vår kundeside”). Dette må gjøres av en konto- eller brukeradministrator i selskapet.
Konfigurer MVA-koder
MVA-koder som skal benyttes på ordre som overføres av integrasjonen må være konfigurert på forhånd i Tripletex. Hvis MVA-kodene ikke er aktivert i MVA-innstillingene vil Tripletex blokkere overføringen.
Hvis du nylig har tatt i bruk Tripletex er dette spesielt viktig å sjekke, siden MVA-innstillingene antageligvis ikke er tilpasset ditt bruksmønster.
Hvis integrasjonen f.eks. forsøker å overføre en ordre fra Shopify som benytter MVA-kode 5 (innenlands omsetning, fritatt fra avgiftsplikt, 0% MVA), så vil overføringen blokkeres hvis ikke følgende innstilling er skrudd på:
En annen vanlig MVA-kode for nettbutikker med salg til utland er MVA-kode 6 (0% MVA, utenfor MVA-loven). Se Tripletex sin guide om MVA-koder her.
Konfigurer betalingstyper
Betalingstyper som skal benyttes må også være konfigurert i Tripletex før integrasjonen startes.
Om du ønsker at integrasjonen skal opprette fakturaer og automatisk registrere disse som betalt, med betalingsmidler som f.eks. “Paypal”, “Klarna”, etc., så er det viktig at du oppretter betalingsmidlene i Tripletex med samme ‘beskrivelse’ som benyttes for betalingsmidlene i Shopify. Integrasjonen vil automatisk forsøke å matche navnet på betalingsmiddelet i Shopify mot feltet “beskrivelse” i Tripletex.
Du finner disse innstillingene under Faktura > Innstillinger > Betalingstyper.
Det er altså viktig at feltet “Beskrivelse” er skrevet likt som navnet på betalingsmiddelet i Shopify.
Aktiver integrasjonen
Når forberedelsene over er utført kan du aktivere integrasjonen ved å søke etter “ConnectMyApps” under Integrasjoner
Du vil da bli bedt om å opprette en integrasjonskonto, for integrasjonsplattformen Canvas:
Koble til Shopify-kontoen din
Når du aktiverer integrasjonen første gang vil du bli presentert med en veiviser som guider deg steg for steg gjennom oppsett og konfigurering av integrasjonen.
I første steg blir du bedt om å legge inn informasjonen som er nødvendig for at integrasjonen skal kunne koble seg til din Shopify-butikk:
Om disse feltene:
“Application name”:
Her kan du f.eks. skrive inn navnet på nettbutikken din. Dette feltet har ingen annen betydning enn å gjøre det lettere for deg å skjønne hvilken nettbutikk det handler om hvis du f.eks. har flere integrasjoner.“Shop name”:
Dette feltet referer til Shopify sitt interne “kodenavn” for din nettbutikk. Navnet er ikke nødvendigvis det samme navnet som du bruker til daglig for nettbutikken.
Den enkleste måten å finne dette navnet på er å logge inn i på din Shopify-konto. Ditt “shop name” vises da i nettleserens adresselinje (URL):
“Shop access token”:
For å fylle ut dette feltet må du lage en nøkkel/kode som integrasjonen kan benytte for å lese ut data fra din nettbutikk.
Vennligst se følgende guide som beskriver hvordan du oppretter en slik ‘access token’:
https://connectmyapps.atlassian.net/wiki/spaces/CA/pages/204898372
Velg innstillinger for integrasjonen
I neste steg blir du bedt om å velge hvilken integrasjon mellom Shopify og Tripletex du ønsker å sette opp.
I skrivende stund ligger det bare én integrasjon mellom Shopify og Tripletex i listen, men det kan bli lagt til flere i fremtiden.
Velg “Transfer orders to Tripletex”:
Du vil så bli presentert med en rekke spørsmål om hvordan du ønsker at integrasjonen skal fungere:
Innstillingene du velger vil være avhengig av dine behov, men vi vil likevel gi deg noen forslag til standard-innstillinger som vil være riktig for de fleste:
Financial status filter: Hvilken status skal ordren ha for å bli overført? De fleste velger “Paid”.
Modified since: Når skal integrasjonen hente ordre fra? I de aller fleste tilfeller er “Date last run” riktig valg, da dette sørger for å hente ut alle ordre fra forrige kjøring, ved hver kjøring.
Specify modified since date: Denne kan du la stå blank (“null”).
Include shipping charges: Ja✓
Add VAT to shipping charges: For de fleste vil Ja✓ være rett valg, men det kan være at dine MVA-innstillinger i Shopify tilsier at du ønsker å skru dette av.
Product number for shipping product: Hva er produktnummeret for ditt fraktprodukt i Tripletex? Dette produktnummeret vil bli brukt til å registrere shipping-kostnader fra ordren i Shopify. Hvis du ikke har et fraktprodukt kan du evt. legge til et nummer her, så vil det bli automatisk opprettet i Tripletex ved første overføring. (F.eks. “Frakt-123”)
Text for shipping charges: Her kan du spesifisere beskrivelse på ordrelinjen for fraktkostnader.
F.eks. “Fraktkostnader”Include discounts: Ja✓
Product number for discounts: Her kan du spesifisere et produktnummer for et “rabattprodukt” i Tripletex. Dette produktnummeret vil bli brukt til å registrere rabatter fra ordren i Shopify. Hvis du legger inn et produktnummer som ikke finnes (f.eks. “Rabatt-123” så vil det automatisk bli opprettet i Tripletex ved første overføring.
Description text for discounts: Her kan du spesifisere beskrivelse på ordrelinjen for rabatt.
F.eks. “Rabatt”Automatically create new products in Tripletex: Ja✓
Automatically create new invoices in Tripletex: Ønsker du at integrasjonen automatisk skal opprette fakturaer på ordrene? De fleste vil velge ja, med mindre de ønsker å opprette fakturaer manuelt.
Add VAT to order lines: For de fleste vil Ja✓ være rett valg, men det kan være at dine MVA-innstillinger i Shopify tilsier at du ønsker å skru dette av.
Mark invoices as paid: (Denne er bare aktuell hvis du svarte ja til at du ønsker at integrasjonen skal opprette fakturaer på ordrene.) Ønsker du at det skal registreres full betaling på fakturaene som blir opprettet? De fleste vil velge Ja✓, med mindre de ønsker å registrere betalinger på fakturaene manuelt.
Payment terms: Antall dager til forfall, f.eks. 14
Til slutt blir du bedt om å gi integrasjonen et navn. Her kan det være lurt å tilføye navnet på nettbutikken, for å gi bedre oversikt:
Skru på integrasjonen
Bra jobba! Integrasjonen er nå ferdig satt opp! 🎉
Tilslutt gjenstår det bare å skru på integrasjonen. Det kan gjøres under “Workflows”-fanen:
For å skru på integrasjonen:
Endre “schedule” fra Off til On, for å aktivere automatiske, periodiske kjøringer.
Trykk evt. på “Run” for å kjøre integrasjonen umiddelbart.
Her er en forklaring av de forskjellige feltene på workflow’en (integrasjonen):
Ved behov for support vennligst kontakt integrasjon@tripletex.no, tlf. 22 83 60 00